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Assinatura eletrônica biométrica e organização dos fluxos garantem maior eficiência e transformam operações manuais em estratégias 100% digitais, eliminando custos com papeis, logística, além de excluir a morosidade e riscos de extravios de documentos
A unico, primeira e maior IDTech brasileira, é a fornecedora de tecnologia para a gestão do RH da Hypera Pharma, maior empresa farmacêutica do Brasil, para garantir a segurança de dados de seus novos funcionários. Com posição de liderança em diversas categorias, a rede investe em inovação e cresce de forma sustentável com boas práticas e melhorias de atuação. Dentre elas, o uso do unico|people e da solução de assinatura eletrônica biométrica para redução de custos, aumento de eficiência e atuação estratégica e maior agilidade, segurança e transparência nos processos de admissão, trafego e validação jurídica de todos os documentos da área do RH.
Antes do uso da tecnologia da unico, o processo de admissão da Hypera Pharma era manual. O envio e trâmite de documentos era moroso e com alto prazo. Os profissionais do RH dependiam dos envios por e-mail e entrega pessoalmente dos documentos, onde posteriormente requeria toda a análise da equipe responsável pela admissão. Além disso, os papeis eram impressos para o uso e o trafego dos documentos, que além de ser um processo prejudicial ao meio ambiente, tinha alto custos e riscos de extravios.
Com a chegada da solução da unico, o processo foi automatizado, se tornou simples e trouxe maior independência para o novo colaborador. Eles possuem um login de acesso e notificações durante a jornada de admissão, em um portal totalmente seguro, obtendo assim maior agilidade e transparência nas etapas e pendências de entrega.
“Agora, o RH envia os documentos para todos os funcionários de uma só vez e o retorno é extremamente rápido – 80% das assinaturas são concluídas em menos de 24 horas”, afirma Gissele Marini, diretora de Customer Success e Operações da unico.
A executiva ressalta que antes também havia muita desconfiança sobre a validade da assinatura eletrônica, que já está sendo amplamente utilizada e traz maior segurança. “A pandemia acelerou a jurisprudência e a legislação para aceitar essa forma de documento. A unico traz um diferencial de mercado que é a validação biométrica. Ao assinar o documento via smartphone, o colaborador faz uma selfie, que é uma garantia para ele e para a empresa de quem está por trás da operação”, diz.
Com o uso da solução, as funções da área foram reorganizadas, onde algumas atividades operacionais se tornaram mais estratégicas. Ocorreu também uma redução no tempo de contratação do novo colaborador, com cerca de 30% na maior parte, chegando em até 50%. Além da agilidade na assertividade na validação e redução de 100% do uso e impressão de papel e logística dos documentos, não há mais custos com os arquivos, que ocupavam espaços físicos.
Por que a unico?
Confiança total pela tratativa de dados de pessoas, baseados na LGPD e na assinatura eletrônica, com todas as informações de validações dos documentos. Pode inclusive trazer a visão do seu jurídico. “O cliente encontrou em nossas soluções a melhor qualidade para a empresa e para os colaboradores da Hypera Pharma. Foi um ganho de confiança e aumento de estratégia de áreas antes totalmente operacionais, que faziam os processos manualmente”, analisa Filipe Bertocco, consultor de soluções da unico.
Utilizando o unico|people é possível fazer toda o processo de admissão e implementar o uso da assinatura eletrônica biométrica para assinar, por exemplo, contratos de trabalho, benefícios, plano de saúde, políticas de privacidade, segurança, ética, férias, holerites, afastamentos, comunicados internos e acordos com sindicatos. Outro ponto é a redução de custos para o RH da empresa, que antes precisava fazer o envio dos documentos para cada um dos funcionários via motoboy e para o próprio funcionário que tinha que se deslocar de casa até a empresa para assinar presencialmente.
Dessa maneira, a Hypera Pharma deixou de recolher documentos – fisicamente ou por e-mail – migrando para um processo totalmente digital, facilitando e gerando eficiência ao processo interno e externo para admissão de novos colaboradores da companhia.
“Vemos nossos clientes satisfeitos e sabemos que eles fazem parte de uma jornada maior: o comprometimento com a segurança e inovação para a desburocratização dos processos no Brasil. Seguimos o ritmo mundial de crescimento dos produtos de reconhecimento facial, assinatura eletrônica e admissão à distância com a urgência da transformação digital”, finaliza Diego Martins, fundador e CEO da unico.
Principais benefícios com o uso das soluções da unico:
- Agilidade, simplicidade e segurança no processo de admissão de novos colaboradores;
- Redução de SLA (Service Level Agreement) ou Acordo de Nível de Serviço, em português;
- Redução de custos com logística; compra, impressão e arquivamento de papeis;
- Maximização de processos – com equipes operacionais migrando para funções estratégicas;
- Maior gerenciamento de dados e assertividade na análise dos documentos;
- Confiança e segurança no trafego de dados.
Dados gerais – uso de Assinatura Eletrônica para RH
- Passou de 5 mil usuários antes da pandemia para 500 mil usuários em 2021;
- Mais de 1,5 milhão de documentos já assinados eletronicamente pela solução da unico (unico | sign) durante a pandemia;
- Mais de 4 milhões de folhas de papel poupadas;
- 80% das assinaturas concluídas em menos de 24 horas;
- Redução de 30 mil horas de atividades manuais e burocráticas por mês dos profissionais da área que utilizam a solução;
- Validade jurídica para todos os documentos de RH: contratos de trabalho, termos de compromisso, comunicados internos, espelhos de ponto, recibos de férias, declarações de IR, formulários de benefício, acordos coletivos, envelopes demissionais, entre outros.
Sobre a Hypera Pharma
A Hypera Pharma se organiza em três grandes unidades de negócios, líderes nos mercados em que estão presentes. A companhia criou o Hynova, um dos maiores e o mais moderno centro de pesquisa farmacêutica do Brasil, que abriga uma equipe de profissionais qualificados, mestres e doutores para o desenvolvimento de medicamentos, dermocosméticos e produtos para a saúde, utilizando tecnologia de ponta para ser pioneira no Brasil. A Hypera Pharma possui o maior complexo operacional farmacêutico da América Latina, localizado em Anápolis, em Goiás. Sediada em São Paulo e listada no Novo Mercado da BM&FBovespa desde 2008, a Hypera Pharma reúne um time de aproximadamente 9 mil colaboradores. Saiba mais em: http://www.hyperapharma.com.br
Sobre a unico
A unico (ex-Acesso Digital) desenvolve soluções inovadoras para a criação e proteção da identidade digital dos brasileiros. São elas: reconhecimento facial para autenticação de identidades, assinatura eletrônica e admissão digital, presentes nos maiores bancos, varejistas, fintechs, e-commerces e indústrias do Brasil. A unico é a primeira IDTech brasileira e líder no segmento, simplificando e acelerando o processo de identificação digital entre pessoas e empresas. Para a unico, cada indivíduo é um só e isso basta para abrir possibilidades. Quer saber mais? Acesse http://unico.io/ para mais informações!
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